Tapahtumakuvaus - Yhdestä päivästä sisältöä kuukausiksi

Tapahtumajärjestäjät ovat meidän Videonerojen onneksi ottaneet videon aktiivisesti osaksi tapahtumamarkkinointia. Seminaareista tehdään yhä useammin “fiilisvideo” tai puhetaltiointeja, joita käytetään jälkimarkkinoinnissa sekä seuraavan tapahtuman markkinoinnissa. Ja miksei tehtäisi, menisitkö esimerkiksi itse asuntonäyttöön tutustumaan asuntoon, josta et ole nähnyt videota tai kuvia etukäteen?

Videot ovat jo arkipäivää monelle meistä, ja niitä tehdään yhä enemmän myös tapahtumien yhteydessä. Kokosimme muistilistan asioista, jotka kannattaa pitää mielessä seuraavan tapahtuman videointia suunnitellessa.

 

1. Mieti videoiden tavoite ja briiffaa kuvausryhmä hyvin etukäteen

Usein tapahtumat ovat aikataulultaan hektisiä, joten jo niiden luonteen takia hyvä suunnittelu myös kuvauksen suhteen on tärkeää. Jo ennen kuvauspäivää tuotantotiimillä tulisi olla tieto siitä, mitä videolta odotetaan, missä kanavissa sitä mahdollisesti tullaan käyttämään, tuleeko video ulkoiseen vai sisäiseen käyttöön, ketä tai mitä tapahtumassa aiotaan kuvata ja mikä on tapahtuman kohokohtien aikataulu. Hyvin tärkeää siis on, että tapahtumavastaava briiffaa kuvausryhmän näistä asioista etukäteen, jolloin ryhmä osaa varautua kuvaukseen oikealla kalustolla ja miehityksellä sekä osaa aikatauluttaa liikkumisen tapahtuman esiintyjien suhteen oikein. Kuvausammattilaiset osaavat briiffin pohjalta tehdä kuvaukselle oikeanlaisen kuvaussuunnitelman, jotta lopputulos vastaa parhaalla tavalla videoiden käyttötarkoitusta.

Hyvä esimerkki on toukokuussa 2017 PING Helsinki -vaikuttajamarkkinointitapahtumasta kuvaamamme tapahtumakoostevideo, joka suunniteltiin etukäteen yhdessä asiakkaan kanssa. Tapahtumaan tehtiin kevyt kuvaussuunnitelma, jonka avulla pystyttiin taltioimaan juuri oikeat hetket ja eleet. Lisäksi videon siirtymiä ja efektejä viimeisteltiin leikkauspöydällä erityishuolellisesti, jotta videosta saatiin visuaalisesti mieleenpainuva ja tapahtuman iloista, säkenöivää tunnelmaa ilmentävä.

 

2. Suunnittele videot kanavien mukaan

Usean tunnin kestoista tilaisuutta on mahdotonta typistää asiasisältöineen yhteen kahden minuutin videoon. “Fiilisvideo” viittaakin jo nimensä mukaisesti tapahtuman tunnelmaan. Fiilisvideoita voi tehdä eri pituisina eri kanavissa käytettäviksi. Kanavasta riippumatta ehdottomasti parhaiten kuitenkin toimii hyvin ytimekäs ja lyhyt fiilisvideo.

Fiilisvideoiden lisäksi tilaisuuksista taltioidaan usein myös puhujien puheenvuorot. Täyspitkistä puheenvuoroista leikattuja kohokohtia voidaan käyttää yhtälailla jälkimarkkinoinnissa. Puhetaltioinnit pysyvät usein fiilisvideota pidempään ajankohtaisina ja tapahtumassa kuvattua materiaalia voidaankin julkaista pikkuhiljaa, esimerkiksi viikoittain tapahtuman jälkeen

 

3. Muista jakelu

Tapahtumavideo, kuten mikä tahansa muukin video, tulee jaella yleisölle oikein. Vaikka tuotanto olisi kuinka hieno, ei juuri lohduta ellei juuri kukaan sitä lopulta pääse näkemään. Tästä syystä kannattaa panostaa kanavavalintoihin ja medioihin; valitse jakelulle sellainen ympäristö ja ajankohta, että kohderyhmäsi löytää sisällön pariin. Mikäli videossa tai videoissa on esim. haastatteluja, ne kannattaa tekstittää sosiaalisen median kanavissa jaeltaviin versioihin. Valtaosa sosiaalisessa mediassa katsotuista videoista kun katsotaan nykyään ilman ääniä.

Sähköposti on oiva ja luonteva väline tapahtumavideoiden jakelussa. Fiilisvideo tai tunnnelmapalat tapahtumasta kannattaa pyrkiä saamaan valmiiksi jo ”kiitosmailiin”, sillä video sähköpostissa nostaa klikkausprosentteja ja sitoutumista.

 

4. Ole rohkea

Kuten aikaisemmin totesimme, liikkuva kuva osana tapahtumia on tullut jäädäkseen. Se on kuitenkin vain työkalu muistijäljen vahvistamiseksi. Se minkälainen muistijälki tapahtumasta jää, on kuvausryhmän ja asiakkaan yhteisissä käsissä. Ollaan siis yhdessä rohkeita ja suunnitellaan tapahtumakuvaus sen mukaisesti. Unohdetaan hetkeksi harmaat istuimet ja kanasalaatti - kuvataan sitä, mikä tekee tilaisuudesta juuri teidänlaisen!

 

Haluatko oppia lisää videotuotannon suunnittelusta? Kokosimme usein kysytyt kysymykset yhdeksi oppaaksi, jonka avulla opit mm. videotuotannon prosessista, sopivasta videon pituudesta ja mitä asioita tulisi ottaa huomioon kampanjan suunnittelussa:

Videotuotannon ABC